АДС для УК — аварийно-диспетчерская служба управляющей компании
Smart АДС MAX — программа для аварийно-диспетчерской службы управляющей компании. Жители отправляют обращения в мессенджере MAX, заявка сразу попадает в электронный журнал АДС с датой, временем и адресом, диспетчер назначает исполнителя, а руководитель видит сроки и отчёты.
Запустить АДС в своей УКРабочее место диспетчера АДС
Что такое АДС и зачем она нужна управляющей компании
АДС — это аварийно-диспетчерская служба: подразделение управляющей компании, которое круглосуточно принимает обращения жителей о протечках, засорах, отсутствии отопления, воды или света, регистрирует их и организует устранение. Именно от работы АДС жители судят об управляющей компании: если на звонок никто не отвечает, а заявка теряется, претензии идут в жилинспекцию.
Обеспечивать аварийно-диспетчерское обслуживание управляющая компания обязана — это прямо предусмотрено Правилами осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами. Служба должна работать круглосуточно, а все поступившие обращения — регистрироваться в журнале учёта заявок.
- круглосуточный приём обращений жителей;
- регистрация каждой заявки в журнале учёта;
- передача задач исполнителям и аварийным бригадам;
- контроль сроков локализации и устранения аварий;
- информирование заявителя о сроках выполнения.
Какие сроки контролирует аварийно-диспетчерская служба
Работу АДС принято контролировать по нескольким ключевым срокам — от скорости ответа на обращение до устранения аварии. Ниже основные ориентиры, вокруг которых обычно выстраивают процесс. Электронный журнал заявок нужен в первую очередь для того, чтобы эти сроки можно было подтвердить документально.
~5 минут
Ответ на телефонный звонок жителя в аварийно-диспетчерскую службу.
~10 минут
Обратный звонок заявителю или рассмотрение оставленного голосового сообщения, если ответить сразу не удалось.
~30 минут
Локализация аварийного повреждения внутридомовых инженерных систем с момента регистрации заявки.
~2 часа
Ликвидация засоров внутридомовой системы водоотведения и мусоропроводов.
~3 суток
Устранение аварийного повреждения внутридомовых инженерных систем с даты аварии.
По согласованию
Заявки, не связанные с авариями, выполняются в срок, согласованный с жителем.
Электронный журнал заявок АДС вместо бумажного
Журнал учёта заявок разрешено вести в электронном виде — и для управляющей компании это заметно удобнее бумажной тетради. Запись в электронном журнале нельзя «потерять» или переписать задним числом, а найти историю по конкретной квартире можно за несколько секунд.
- дата и время поступления заявки фиксируются автоматически;
- адрес, описание проблемы и фото хранятся в одной карточке;
- видно, кто принял заявку и кому её передали;
- статусы показывают, что уже сделано, а что просрочено;
- история по дому и по адресу поднимается за секунды;
- выгрузка для отчёта или проверки формируется из системы.
Как проходит заявка в Smart АДС MAX
1. Житель пишет в MAX
Обращение отправляется в мессенджере MAX: описание, адрес и фото проблемы. Звонить и ждать ответа диспетчера не нужно.
2. Заявка в журнале
Обращение автоматически регистрируется в журнале АДС с датой и временем. Ничего не нужно переписывать вручную.
3. Диспетчер назначает
Диспетчер выбирает исполнителя или аварийную бригаду и ставит срок выполнения. Ответственный зафиксирован в карточке.
4. Исполнитель в поле
Мастер получает задачу на телефон, отмечает выполнение и прикладывает фото результата.
5. Житель получает ответ
Заявитель видит статус своего обращения в MAX и может оценить качество работы после закрытия.
6. Руководитель видит отчёт
Сводка по обращениям, срокам, домам и нагрузке на исполнителей собирается автоматически.
Что меняется в работе службы
Основная нагрузка на диспетчера АДС — это повторяющиеся звонки и ручная запись обращений. Когда часть потока переходит в мессенджер, диспетчер перестаёт быть «узким горлышком»: заявки поступают в журнал сами, а телефон остаётся для действительно срочных аварийных ситуаций.
Одновременно закрывается вопрос доказуемости. Когда житель заявляет, что «звонил, но никто не приехал», управляющей компании нужно подтвердить обратное. Электронный журнал показывает время регистрации заявки, назначенного исполнителя, отметку о выполнении и фотографии — этого достаточно и для внутреннего разбора, и для ответа на жалобу.
Почему именно MAX
MAX — российский мессенджер, и для управляющих компаний это принципиально: сервис работает на инфраструктуре внутри страны и не зависит от ограничений, которые касаются зарубежных мессенджеров. Жителю не нужно устанавливать отдельное приложение управляющей компании и разбираться в личном кабинете — достаточно написать боту в мессенджере, который уже стоит на телефоне.
Подробнее о том, чем бот в мессенджере отличается от собственного приложения УК, — на странице MAX-бот или отдельное приложение.
С чего начать
Не обязательно сразу переводить в систему весь дом и всю службу. Достаточно взять один-два дома, подключить бота, завести диспетчера и пару исполнителей и месяц поработать на реальных заявках. Уже за это время видно, сколько обращений реально приходит, где срываются сроки и какие проблемы повторяются из месяца в месяц.
Частые вопросы про АДС
Телефон остаётся?
Да. Мессенджер не заменяет аварийный телефон, а снимает с него поток обычных, неаварийных обращений.
Подходит для ТСЖ?
Да, схема работы та же. Для товариществ есть отдельная страница CRM для ТСЖ.
А если жителей мало?
Система рассчитывается по домам, поэтому небольшой управляющей компании она обходится недорого.
Данные жителей защищены?
Каждая управляющая компания работает в отдельном контуре, данные размещены на серверах в России.
Связанные решения
Про организацию рабочего места смотрите страницу диспетчерская для УК и диспетчерская система ЖКХ. Общий журнал обращений описан в разделе учёт заявок ЖКХ, а полный набор возможностей — на странице CRM для УК. Если нужен вход через мессенджер, посмотрите MAX-бот для заявок ЖКХ.
Получить консультацию