Диспетчерская для управляющей компании

Когда управляющей компании нужна диспетчерская программа

Пока домов немного, заявки живут в блокноте, чате и голове диспетчера. Проблемы начинаются, когда поток растёт: обращения приходят по телефону, в мессенджерах, через старших по дому и лично в офис. Разобраться, что уже сделано, а что забыли, становится невозможно.

• жители жалуются, что заявку «никто не принял»;
• непонятно, кому передали задачу и сделал ли он её;
• одна и та же проблема повторяется, но история не сохранилась;
• отчёт для директора собирается вручную по чатам и тетрадям;
• при жалобе в жилинспекцию нечем подтвердить свою правоту.

Диспетчерская программа решает именно это: даёт один вход для обращений и один журнал, в котором видна судьба каждой заявки.

Один вход вместо пяти каналов

Главная причина потерянных заявок — не лень сотрудников, а разрозненные каналы. Обращение по телефону остаётся в памяти диспетчера, сообщение в общем чате уходит вверх под другими сообщениями, записка из офиса теряется на столе. Каждый канал живёт отдельно, и общей картины нет ни у кого.

Когда обращения жителей идут в мессенджер, а диспетчер работает в одной панели, картина собирается сама: заявка регистрируется в момент отправки, у неё сразу есть автор, адрес и время. Телефон при этом никуда не девается — он остаётся для срочных аварий, но перестаёт быть единственным способом достучаться до управляющей компании.

Диспетчерская и аварийно-диспетчерская служба

Диспетчерская управляющей компании и АДС — близкие, но не одинаковые вещи. Диспетчерская отвечает за весь поток обращений, включая обычные бытовые заявки. Аварийно-диспетчерская служба — это регламентированная часть работы с нормативными сроками ответа на звонок, локализации и устранения аварий.

В Smart АДС MAX это один и тот же журнал: обычные и аварийные заявки идут в общем потоке, но у аварийных отдельно контролируются сроки. Подробнее о требованиях к службе — на странице АДС для УК.

Что диспетчерская даёт руководителю

Директору управляющей компании обычно не нужны отдельные заявки — нужна картина целиком. Сколько обращений пришло за месяц, какие дома дают больше всего нагрузки, кто из мастеров закрывает задачи в срок, а кто накапливает просрочку. Без системы такой ответ собирается вручную несколько дней и всё равно получается приблизительным.

• количество обращений за период и по каждому дому;
• доля заявок, закрытых в срок;
• нагрузка и качество работы по каждому исполнителю;
• повторяющиеся проблемы по конкретным адресам;
• оценки, которые жители ставят после закрытия заявок.

Сколько стоит и как запустить

Стоимость считается по количеству домов в управлении, а не по числу заявок или сотрудников — так управляющей компании проще планировать бюджет. Чем больше домов, тем ниже цена за один дом.

Запуск не требует подготовки инфраструктуры: диспетчерская работает в браузере, исполнители получают задачи на телефон. Базовая настройка занимает несколько часов — подключить бота в MAX, завести дома, диспетчера и мастеров.